Archivierung, Dokumenten Management System"Elektronische Archive sind
das Gedächtnis der Informationsgesellschaft."

Erkki Liikanen (EU-Kommissar,
1999-2004)

Die Kunst des Suchens und Findens in einer Welt elektronischer Dokumente.

Mehr und mehr Informationen existieren heutzutage ausschließlich in digitaler Form. Neben dem reinen Email-Text und Word- oder PowerPoint-Dateien sind das in immer mehr Unternehmen auch gescannte Dokumente wie Rechnungen und Korrespondenz. Alles was geschäftsrelevant ist muss auch nach längerer Zeit zuverlässig wiedergefunden werden. Die konsequente Lösung mündet in einer gemeinsamen, vereinheitlichten (common oder unified) Ablage aller verfügbaren digitalen Informationen. Denn der Suchende möchte nur einmal nach einem Begriff (z.B. Kundennummer) suchen und alle Informationen in den unterschiedlichsten Dateiformaten angezeigt bekommen.

Inzwischen zeigt sich, dass immer mehr Unternehmen über die Archivierungspflicht hinaus ein starkes eigenes Interesse an einer effizienten, zuverlässigen Archivierung haben.

Der VOI (Verband Organisationssysteme und Informationssysteme) fasst die notwendigen Kriterien für die elektronische Archivierung zusammen:  
  1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
  2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
  3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.
  4. Es muss genau das Dokument wieder gefunden werden, das gesucht worden ist.
  5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
  6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
  7. Jedes Dokument muss zeitnah wieder gefunden werden können.
  8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
  9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
  10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (GDPdU, HGB, AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
Sind all diese Anforderungen erfüllt, kann von einem revisionssicheren elektronischen Archiv gesprochen werden. Es fehlt nur noch das entsprechende Zertifikat, das in der Regel durch den Wirtschaftsprüfer ausgestellt wird. Um dieses Testat zu erhalten, ist neben den oben genannten Voraussetzungen zusätzlich die Verfahrungsdokumentation des gesamten organisatorischen und technischen Prozesses von der Entstehung der Daten bis zu ihrer endgültigen Entsorgung notwendig.

Wesentliche Voraussetzung für die langfristige Verfügbarkeit elektronischer Information ist die Einhaltung von Standards. Über längere Zeit stabile Formate sollten bevorzugt verwendet werden. Dazu gehören TIFF und PDF/A.

Die Gründe für die Einführung einer elektronischen Archivierung sind vielfältig:
  • Gesetzliche Anforderungen
  • Schutz vor Datenverlust
  • Entlastung von Online-Servern
  • Produkthaftung
  • Wissenserhalt und Wissensmanagement
  • Kundenforderung

Je nach Anspruch an die Archivierung kann die Auswahl und Einführung eines Archivierungssystems schnell und einfach oder umfassend und längerfristig sein.

Das Leistungsangebot von EMS bietet durch eigene Entwicklungen und strategische Allianzen mit den führenden Archivierungspartnern IBM und GFT inboxx für alle Ansprüche optimale Lösungen: von der schnellen, einfachen Speicherung von Emails bis zum Aufbau eines zentralen Dokumentenarchivs für die geschäftsrelevanten Informationen eines regional gestreuten Unternehmens.

Erfahrene EMS-Mitarbeiter helfen bei der Auswahl des richtigen Archivierungs-Produkts und bieten fachlich sehr kompetenten und verlässlichen Service bei Installation und Support. Auch auf dem Weg zur revisionssicheren Archivierung unterstützt EMS seine Kunden und begleitet sie während des Zertifizierungsprozesses bis zum unterschriebenen Testat.